Kanban یک روش مدیریتی کارا و موثر در مدیریت فرایند تولید نرم افزار است. این روش، یک روش اقتباس شده از روش مدیریت تولید شرکت Toyota است که در اواسط قرن بیستم توسط مهندسین این شرکت ابدا شده.
واژه Kanban در زبان ژاپنی به معنای کارتهای بصری یا visual card است. در این روش تمامی فرایند تولید نرم افزار به صورت بصری در یک تخته بزرگ نمایش داده می شوند.
به طور کلی می توان فرایند تولید نرم افزار را به صورت یک pipeline دید. که از یک سر آن درخواست ها وارد می شوند. و از سر دیگر آن نرم افزار بهبود یافته خارج می شود.
تنگناها – Bottleneck
فرض کنید در شرکت نرم افزاری شما سه گروه وجود دارند. تحلیلگر ها، برنامه نویس ها و تستر ها.
ظرفیت هر یک از این گروه ها به صورت زیر است:
- تحلیلگرها: ۱۰ آیتم در هفته
- برنامه نویس ها: ۱۰ آیتم در هفته
- تسترها: ۵ آیتم در هفته
همان طور که در شکل بالا مشاهده می کنید. در صورتی که برنامه نویس ها و تحلیلگرها با تمام ظرفیت خود مشغول به کار باشند بعد از دو هفته تعداد زیادی آیتم در صف تست خواهند بود. به این دلیل که گروه تسترها ظرفیت تست کافی برای آیتم های تولید شده ندارند. این انباشت کار در مرحله تست از چند زاویه مضر خواهد بود:
- فشار کاری بر روی تسترها افزایش می یابد و روی انگیره افراد تاثیر خواهد داشت. مخصوصا زمانی که مقایسه با دیگر گروهها مطرح شود
- به دلیل فشار کاری زیاد کیفیت تست پایین خواهد آمد و باگ های بیشتری به دست مشتری خواهد رسید
- زمان تحویل کارهایی که درخواست شده بودند به دلیل انباشت کار در صف تست زیاد خواهد شد. حتی کارهایی که از نظر برنامه نویسی و تحلیل مورد های پیچیده ای نبوده اند.
- گروههای دیگری که بعد از تست ممکن است کار publish یا ارائه به مشتری را انجام می دهند بیکار خواهند ماند
اگر شما زودتر متوجه انباشت کار در بخش تست می شدید ممکن بود تصمیمات مختلفی جهت بهبود فرایند تولید و ارائه محصول اتخاذ کنید. به طور مثال:
- استخدام نیروی متخصص تست. در صورتی که این وضعیت مدت زیادی به طول می انجامید
- مامور کردن بخشی از نیروی تحلیل برای کمک به گروه تست
- کم کردن ظرفیت تولید گروه برنامه نویسی و انجام درخواست های متفرقه توسط آن ها مانند آموزش، بررسی فنی و …
اصول اولیه Kanban
۱) تجسم یا بصری سازی کارها – Visualize the work
با بصری سازی کارها و فرایندهای سازمان قدم مهمی برای بررسی و تحلیل بیشتر فرایند و کارها برداشته خواهد شد. این کار به ارتباط موثرتر بین مدیران و متخصصین کمک خواهد کرد. و تشخیص نقاط تنگنا و صف ها و … را بسیار راحتتر و سریعتر خواهد کرد. این بصری سازی در Kanban به صورت تخته ای که از چند ستون تشکیل شده است، انجام می شود. هر یک از این ستون ها نماینده ی مرحله ای در فرایند تولید هستند. و کارها در این ستون ها از لحظه ورود به فرایند جابجا می شوند تا بعد از اتمام، از فرایند خارخ شوند.
۲) محدود کردن کار در فرآیند – Limit the work in process
با کم کردن کارهای ناتمام موجود در فرایند تولید، می توان از انباشت شدن احتمالی کارها در مراحل مختلف و همچنین افزایش زمان ارائه نسخه های نرم افزار جلوگیری کرد. همجنین زمانی که کارها در صف انجام در هر مرحله ای باشند به صورت خودکار نیاز اولویت بندی و مرتب سازی همیشگی ای صف ها ایجاد خواهد شد. و این موضوع به کارایی گروه ها لطمه وارد می کند.
۳) تمرکز بر جریان – Focus on flow
با محدود کردن کارها در فرایند (ٌWIP) و اعمال سیاست های تیم محور می توان کنترل مناسبی روی اجرای منظم و مداوم مراحل فرایند و نرمی آن داشت. این کنترل کمک خواهد کرد که تصمیمات مورد نیاز جهت کارایی بهتر فرایند زودتر و تاثیرگذارتر گرفته شوند.
۴) پیشرفت مداوم – Continuous Improvement
یکی از فرهنگ هایی که با پیاده سازی Kanban در سازمان بوجود می آید، پیشرفت مداوم است. گروه ها می توانند با بررسی جریان کارها، ایرادات و مشکلات خود را یافته و برای رفع آنها تصمیمات مناسب اتخاذ کنند.
نکته مهم: در Kanban قواعد و مقررات زیادی وجود ندارد و شما می توانید با استفاده از فرایند فعلی سازمان شروع به استفاده از این مدل مدیریتی کنید. به طور مثال نمونه ای از تخته های Kanban که به صورت الکترونیکی است را در زیر مشاهده می کنید:
برای مشاهده کامل تخته Kanban به اینجا مراجعه کنید.
در این تخته ستون های زیر وجود دارند:
- Todo: لیست همه کارهای قابل انجام و تمامی سفارشات در این ستون می آیند.
- Analysis: این اولین مرحله از فرایند است و لیست همه کارهای در حال تحلیل در این ستون آورده می شوند. عدد یک در کنار نام این ستون نشان دهنده محدودیت کارهای ناتمام در این مرحله است. به عنوان مثال در این فرایند گروه تحلیل تنها می تواند یک آیتم در حال تحلیل داشته باشد. و فقط در صورتی می تواند کار جدید از ستون Todo بردارد که تحلیل آیتم فعلی به پایان رسیده باشد. از این جهت Kanban را یک Pull system یا سیستم مدیریت کششی می نامند. یعنی گروه ها هستند که کارها را جهت انجام بر می دارند.
- Analysis Done: همه آیتم های تحلیل شده به این ستون منتقل می شوند.
- Development: وفتی گروه برنامه نویسی جایی برای کار جدید داشت (یعنی کمتر از ۱۰ عدد کار موازی در حال انجام بود) می تواند از لیست Analysis done آیتمی را برای برنامه نویسی انتخاب نماید.
- Development Done: وقتی گروه برنامه نویسی کار آیتمی را به اتمام رسید می تواند آن را به این ستون منتقل نماید.
- Test: تیم تست نیز کارهای در حال انجام خود را در این ستون وارد می کنند. قراعد مراحل قبلی در این مرحله نیز صادق است.
- Test Done
- Publish
- Publish Done: این مرحله نماینده اتمام آیتم مورد درخواست است. الان وقت این است که پول دریافت شود!!!
در این تخته نمونه از مفاهیمی مانند Queuing (تمامی ستون هایی که با کلمه Done به پایان می رسند) نیز استفاده شده که در محدوده این مطلب نیستند. همچنین موضوعات مربوط به اولویت بندی در فرصت مناسبتری بررسی خواهد شد.
نکته مهم در مورد Kanban
زمانی که تصمیم به استفاده از روش Kanban گرفته می شود. نیازی نیست تمام فرایندهای فعلی موجود در سازمان دور ریخته شود. در واقع Kanban از فلسفه ژاپنی Kaizen استفاده میکند. که به معنای بهبود مداوم است. به این صورت که فرایندهای مورد استفاده در سازمان به صورت انقلابی کنار گذاشته نشود. و به مرور به نقطه بهبود و کارایی مناسب برسد و همیشه در حال بهبود باشد.
برای مطالعه بیشتر در این زمینه می توانید از منابغ زیر استفاده نمایید.
Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business
جالب بود!
عالی. مفید و کوتاه